التنظيم والتواصل أبرزها.. 6 توصيات لـ «عمومية سعادة»
أوصى تقرير مجلس إدارة جمعية سيهات للخدمات الاجتماعية ”سعادة“، لتقييم اجتماع الجمعية العمومية الأخيرة المنعقدة بتاريخ 27 يونيو، بعددٍ من النقاط؛ للعمل عليها في اجتماعات العمومية القادمة، ومنها تحسين التنظيم، وتشجيع المشاركة، وإدارة الوقت بشكل أفضل، وتعزيز التواصل، وتفعيل دور الأعضاء، بالإضافة للمقارنة المرجعية كاستخدام هذا التقييم كأساس لتقييمات مستقبلية.
وهدف التقرير إلى مراجعة وتقييم تحضيرات وإدارة ونتائج اجتماع الجمعية العمومية؛ لرفع قدرة الجمعية على إدارة ملف الجمعية العمومية بكفاءة عالية، وتطبيق كافة الأحكام والضوابط، والامتثال لكافة المتطلبات التنظيمية لزيادة فاعليتها، ومعالجة السلبيات، والبناء على الإيجابيات وتطويرها.
وقال رئيس مجلس الإدارة شوقي المطرود: حرصنا في هذا التقرير على تقييم جوانب اجتماع الجمعية العمومية من منظور مشترك، يجمع كافة الأطراف ذوي العلاقة بالجمعية العمومية، وباستخدام مجموعة من الأدوات والمعايير المختلفة، آملين أن يسهم هذا الجهد في حوكمة أعمال الجمعية وتحقيق رؤيتها المستقبلية الرامية إلى التميز المؤسسي.
وبيّن أن التقرير اعتمد على عدة أدوات ومن ذلك استبانات التقييم، والتي صممت لكل طرف من اطراف العلاقة باجتماع الجمعية العمومية، ومجموعات النقاش بعقد مجموعات نقاش لأعضاء الفريق المكلف بتنظيم الاجتماع عبر مجموعة ”الواتس آب“؛ لمناقشة الاجتماع وتحديد نقاط القوة والضعف والفرص المستقبلية، وكذلك الملاحظات الميدانية بالاستفادة من آراء الحضور والمنظمين وتدوين ملاحظاتهم خلال الاجتماع، بالإضافة للتسجيلات المرئية للمراجعة اللاحقة وإصدار التقرير النهائي.
كان المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي عمل على تقييم المخاطر على مستوى المنظمة وكفاءة أداءها من خلال تقييمها في المعايير الثلاثة ”الامتثال والالتزام، الشفافية، والسلامة المالية“.
وتُعد الجمعية العمومية ضمن المؤشرات الرئيسية ضمن معيار الامتثال والالتزام وذات الوزن العالي في هذا التقييم، وعليه فقد اعتمد المجلس هذا التقييم لتحديد مستوى رضا الجهة المشرفة على الجمعية والبناء عليه في تطوير أداء الجمعية في هذا الإطار.
